Nejnavštěvovanější odborný portál pro stavebnictví a technická zařízení budov

Jak řídit firmu efektivněji a s přehledem

Podívejte se na animované video, které nám přináší příběh (ne)jedné stavební firmy. Není to pouhý výplod fantazie animátora. Hlavní postava, děj, zápletka i happy end jsou naprosto reálné. Pokud máte zájem dozvědět se víc, přečtěte si inspirující rozhovor s hlavním hrdinou.

Jak to vlastně všechno začalo?

Jako u stovky jiných firem. Na začátku byla touha postavit se na vlastní nohy, a tak jsme si s kamarády založili stavební firmu. Práci jsme si spravedlivě rozdělili a byli jsme rádi za každou zakázku. Vše jsme zvládali s přehledem, a protože s naší prací byli všichni spokojení, začalo nám zakázek přibývat.

To jste byli jistě rádi, že se úspěch dostavil tak brzy…

Samozřejmě, že ano. Ovšem větší počet zakázek přináší i větší obrat a s tím i více práce, kterou jsme už nezvládali sami. Museli jsme postupně přijímat další zaměstnance a firma se začala víc a víc rozrůstat. A najednou jsme zjistili, že to, co jsme dříve zvládali vyřídit v excelu a emailu, začalo být za pomoci pouze těchto dvou nástrojů velmi složité a nepřehledné. Je to logické, čím víc lidí se začne účastnit nějakého procesu, tím víc se zvyšuje pravděpodobnost chyby. A přesně tohle se nám stávalo čím dál častěji.

Jaké chyby máte konkrétně na mysli?

Tak například najít před odesláním tu jedinou správnou aktuální verzi nabídky rozpočtu. Jak se na rozpočtu průběžně pracuje, vzniká zákonitě několik verzí, ale která ve finále platí? Navíc s tím souvisí další poměrně častý problém. Při opakovaném kopírování buněk v excelu se může stát, že se špatně přenese vzoreček z provázaného listu a na vzniklou chybu ve výpočtu se přijde až poté, co je nabídka schválena a připravuje se realizace projektu. Nemluvě o tom, že z excelu se obtížně získávají přehledy a souhrnná data z více zakázek najednou.

Jak jste vyřešili tyto problémy?

Začali jsme se zajímat o nějaký specializovaný software, který by nám zjednodušil celý proces přípravy a realizace zakázky. Který by se zároveň přizpůsobil našim postupům a zvyklostem a umožnil by nám dělat práci tak jak potřebujeme a jak jsme zvyklí.

A našli jste, co jste potřebovali?

Ano. Především jsme našli spolehlivého a důvěryhodného partnera. Tím je společnost Callida, která vytváří systémová řešení šitá přímo na míru. Každá firma, i když je ze stejného oboru, má totiž jiné potřeby a priority. Od začátku naší spolupráce k nám přistupovali korektně, nemazali nám med kolem úst a snažili se s námi najít optimální řešení. Provedli s námi vstupní analýzu, která je nezbytná a naprosto klíčová pro správné nastavení systému. Je to proces, ve kterém se analyzuje současný stav firmy, zjišťuje se, jaké uvnitř probíhají procesy i jaké se používají nástroje. Výsledkem pak je nastavení toku všech dat a informací tak, aby všichni účastníci projektu měli vždy po ruce to, co je správné a aktuální.

A co vám tento nový systém přinesl?

Zásadní výhodou je to, že všechna data o projektech jsou uložená v databázi na jednom místě. Takže vy už jen řešíte, v jaké formě, kdy a komu ta správná data poskytnout. A to nemusí být pouze v rámci zakázky, ale klidně napříč projekty. Můžete si třeba nadefinovat skupinu všech zakázek, které jsou právě v realizaci, nebo se zaměřit pouze na konkrétního subdodavatele za poslední rok apod. Uvedu jeden konkrétní příklad z praxe. Stává se poměrně často, že potřebuji u důležité položky v rozpočtu vědět, za jakou cenu jsme ji nabídli, realizovali nebo poptali v posledních dvou letech. Jednoduše tyto parametry zadám do systému a za pár vteřin mi vyjede seznam s požadovanými informacemi. Dovedete si představit, že tyto informace hledáte v excelu? To by byla práce na několik dní, ne-li týdnů.

Takže excelu u vás ve firmě odzvonilo?

Ale vůbec ne. Excel zdaleka neskončil. Dál jej používáme pro běžnou komunikaci ať už uvnitř firmy nebo s externími partnery, popř. klienty. Ovšem excelové dokumenty fungují jen jako výstup, to znamená, že excelovou tabulku vytvoří náš nový systém, a to dokonce v provedení, na které jsme po celou dobu zvyklí. Prostě veškerá data procházejí systémem jako velkým trychtýřem.

Pokud jste se rovněž dostali do stavu, kdy uvažujete o změně a větší efektivitě při řízení projektů, obraťte se na odborníky, kteří Vám opravdu dokážou pomoci. Specialisté ve firmě Callida mají mnohaleté zkušenosti z desítek realizovaných projektů u velkých i malých stavebních firem či developerů. Přesvědčte se sami, že řídit projekty lze i jinak – lépe a hlavně efektivněji. www.callida.cz

Callida, s.r.o.
logo Callida, s.r.o.

Určujeme tempo a směr v oblasti řízení projektů, jejich přípravy a controllingu. Poskytujeme produkty a služby pro každou fázi životního cyklu stavebních zakázek.Na českém trhu působíme úspěšně více než 25 let. Vyvíjíme, dodáváme a implementujeme systémy ...