Opravdu víte, co se právě teď děje s vašimi dokumenty? (II. Část)

Aneb jak sdílet data k projektu a eliminovat tím chyby a nedorozumění.
Datum: 14.2.2017  |  Autor: Pavel Lacina  |  Organizace: Callida, s.r.o.  |  Firemní článek

V současné době už máme možnosti jak předávat informace celé skupině doslova jedním kliknutím a sdílet velké množství dat na jednom místě. Moderní nástroje umožňují mít všechna data přehledně seřazena a k dispozici jsou neustále aktuální verze např. výkresů nebo smluv. Vždy je možné určit, kdo může s dokumenty pracovat a jakým způsobem, a zároveň je naprosto transparentní, kdo s nimi opravdu pracuje. A stačí k tomu pouhé připojení k internetu. Žádné instalace nebo budování další IT infrastruktury.

Callida, s.r.o.
Kloboučnická 24
140 00 Praha 4

tel.:234 710 234
e-mail:
web:www.callida.cz

V minulém článku (zde) jsme uváděli příklad s přípravou a realizací prefabrikované fasády. Pojďme se ještě k němu vrátit. Představte si, že každý člověk zapojený do projektu bude mít den co den v sedm hodin ráno k dispozici protokol změn z předchozího dne, týdne nebo jiného časového úseku. Navíc zápis bude rozdělený podle požadavku na zpětnou vazbu – tedy zda se od něj očekává nějaká reakce v konkrétním termínu nebo zda má tuto informaci pouze vzít na vědomí, případně že může zareagovat podle vlastního uvážení. V tuto chvíli jsme splnili podmínku pro eliminaci jednoho z nežádoucích jevů: správní lidé mají správné informace! Odpadá nepochopení typu „to mi nikdo neřekl“, „tuto informaci jsem nedostal“ nebo „toto vidím poprvé“.

Možná si právě říkáte, že by bylo skvělé mít nějaký systém, který by poskytoval informace o změnách v projektu a zvyšoval tak produktivitu, protože by výrazně omezil čas při dohledávání informací. To by byla bomba! Jenže pokud bude takový systém generovat notifikace (tj. upozornění na změny) e-mailem, veškeré výhody se ruší. Ne nadarmo se říká, ďábel je skryt v detailu. Častá reakce klíčových projektových manažerů je: „Už teď dostávám desítky e-mailů každý den, to poslední, co potřebuji, jsou další informace protékající mojí e-mailovou schránkou!“. Ze své zkušenosti mohu říci pouze to, že je plně chápu. Ostatně tento jev nazývaný výstižně „e-mailové peklo“ je charakteristickým produktem poslední dekády a jeden z hlavních příznaků neproduktivity. Nešvarem, který se rozmohl, je posílání emailů v kopiích. To je u většiny projektů, se kterými se setkáváme, vrcholem sdílení informací. Odesílatel tím řeší jeden z požadavků na spolupráci, tedy předat informaci ostatním, aby ji měli k dispozici pro svou práci.

Takové e-maily jsou pro příjemce danajským darem. Za prvé mu přináší informace, které aktuálně nepotřebuje, a odesílatele staví do pozice někoho, kdo obtěžuje. Paradox nastane ve chvíli, kdy danou informaci příjemce reálně potřebuje. Čeká jej fáze dohledávání v historii emailové schránky a následně mnohem obtížnější kontrola, zda je informace ještě aktuální. Pro odesílatele je však klíčové, aby informace byla sdílená. To vede k často bizarní situaci, kdy se rozesílá všechno všem ve všech kopiích. Prostředí jako stvořené pro chybu nebo přehmat.

V záplavě příchozí pošty se navíc mnoho manažerů začíná ztrácet. Dělají svoji práci, tedy řídí firmy nebo projekty a ze své e-mailové schránky udělají zároveň seznam úkolů k vyřízení. Během krátké doby se stanou otroky svého emailu plného červených praporků. V momentě, kdy se chystáte začít řešit další úkol, vás nic nezpomalí tak, jako rolování ve složce nevyřízených úkolů seřazených ve starých emailech[1]. Ve firmě Atos už byla situace tak neúnosná, že v roce 2011 její CEO Thierry Breton rozjel projekt Zero Mail™. Přes 76 tisíc globálních zaměstnanců společnosti začalo mezi sebou komunikovat přes platformu na bázi sociální sítě. Po letech provozu jsou schopni spočítat průměrnou 25% úsporu času u každého zaměstnance.

Může však takové řešení fungovat pokud v rámci projektu potřebuji propojit různorodé týmy (tzv. aliance manažerů) s různými zájmy a různými pracovními návyky? Pravděpodobně ne úplným vyřazením e-mailu jako prostředku komunikace, neboť v případě přijetí takové podmínky se rychle blížíme riziku totálního selhání komunikace a tedy i selhání projektu. Nicméně řešení existuje ve formě hybridu mezi e-mailem a sociálními sítěmi. Sdílená datová prostředí pro spolupráci jako je Viewpoint For Projects poskytují možnost sdílet dokumenty a komunikovat s libovolně rozvětveným týmem v rámci jednoho prostředí. Přesto však e-mail zůstane jako jeden z možných nástrojů komunikace. Změní se forma e-mailu. Za prvé bude e-mail sloužit striktně jako notifikační nástroj pro oznámení změny v dokumentu popř. dokumentech, nikoliv jako nosič informací. Vlastní informace nebudou v samotném e-mailu ani jako příloha, ale zpráva bude obsahovat link, kterým se příjemce k datům okamžitě dostane. Za druhé se sjednotí jeho forma a vizuální stránka. Za třetí se sníží počet e-mailů. K adresátům se dostanou e-mailová upozornění pouze na informace, která vyžadují jejich okamžitou zpětnou vazbu nebo reakci. Ostatní členové týmu si pak mohou dohledat informace v momentě, kdy je skutečně potřebují. Ale pozor, i po delší době budou mít všichni k dispozici poslední verze dokumentů, nikoliv jakési „možná přesné“ přílohy v týden starých e-mailech.

Pokud výše popsané „emailové peklo“ zažíváte každý den a máte pocit, že na projektu nedokážete účinně spolupracovat a dochází často ke zbytečným pochybením, tak má smysl se nad současným stavem vážně zamyslet. Dnes jsou již k dispozici nástroje, které umožňují daleko přehlednější a efektivnější řízení projektu. A jak říká CEO firmy Accenture Pierre Nanterme: „Digitalizace je hlavním důvodem, proč ze seznamu Furtune 500 zmizelo od roku 2000 přes polovinu společností.“ A vy přece nechcete být na seznamu, nemám pravdu?

Citace: [1] Samuel, Alexandra „Stop Using Your Inbox as a To-Do List“, Harward Business Review, 2014

Autor: Pavel Lacina

 

Datum: 14.2.2017
Autor: Pavel Lacina
Organizace: Callida, s.r.o.



Sdílet:  ikona Facebook  ikona Twitter  ikona Google+  ikona Linkuj.cz  ikona Vybrali.sme.skTisk Poslat e-mailem Hledat v článcích 


Projekty 2017

Normy

Knihovna FM

Partneři - Facility management

logo Mark2 Corporation
logo ista

Odborné semináře TZB-info

Odborné semináře - Správa a provoz nemovitostí, FM v praxi
Správa budov, úspory energií a správa technického zařízení od předních odborníků. Témata přizpůsobíme vašim potřebám. Školení vícedenní i na 1 den na vybrané téma. Máte dotazy nebo zájem o školení?
Přečtěte si reakce účastníků 5 denních seminářů 3+ 2 dny s certifikátem:
Podzim 2013: Praha 6 Petřiny
Únor 2014: Hotel Golf, Praha
Podzim 2014: Aquapalace Hotel Prague
Podzim 2015: Aquapalace Hotel Prague
Podzim 2016: Aquapalace Hotel Prague
Březen 2017: Aquapalace Hotel Prague


účastníci semináře FM

Spolupráce

Česká pobočka mezinárodní asociace Facility managementu (IFMA CZ) www.ifma.cz

Odborný garant

Petra Gütterová
 
 

Aktuální články na ESTAV.czPraktické tipy, jak trávit většinu času v koupelně relaxací, nikoliv úklidemDům v drsné přírodě, kterému nevadí, když okolí zapadne sněhemVodní elektrárnu staví již přes 45 let. Stavbu dokončí čínská firmaAirbnb omezí v Paříži pronájmy na 120 dní v roce pouze v bytech v centru