Facility management v priestorovom plánovaní organizácie

Datum: 9.5.2016  |  Autor: doc. Ing. Viera Somorová, PhD., Katedra technológie stavieb Stavebná fakulta STU BA  |  Recenzent: prof. Ing. Zuzana Vranayová, PhD., Stavebná fakulta TUKE, Košice

Efektívnosť v širšom slova zmysle vyjadruje stupeň dosiahnutia plánovaného účelu (efektu). V prípade organizácie je účelom efektívnosti – efektom – vytváranie vyššej pridanej hodnoty pracovníkmi pri vyššej kvalite pracovného prostredia, čo je v podstate cieľom facility managementu.

Jedným z podmieňujúcich faktorov na dosiahnutie vyššej kvality pracovného prostredia je preto vhodné aplikovať facility management do organizácie pri plánovaní priestoru – v priestorovom plánovaní (space management) [1].

Predmetom priestorového plánovania je vytváranie optimálnych rozmiestnení pracovísk a ich vzájomných väzieb na základe definovania potrieb a požiadaviek organizácie pri dostupnosti aktuálnej projektovej dokumentácie stavebného objektu s cieľom vytvoriť kvalitné pracovisko pre pracovníka. Priestorový manažment nie je totožný s architektonickým alebo dizajnovým návrhom. Je podkladom pre túto činnosť.

Základné kategórie priestoru sú [2]:

  • Pracovná plocha: plocha pracoviska pracovníka a ďalšie plochy (napríklad miesto pre osobné veci zamestnancov, kartotéka atď.).
  • Pomocný priestor: priestor alebo plocha s funkciou podpory oddelení alebo pracovnej skupiny: miestnosť na kopírovanie, úložné priestory, miestnosti na stretnutia, atď.
  • Podporný priestor: plocha alebo priestor, ktorého funkciou je podpora fungovania subjektu v stavebnom objekte. Zahŕňa priestory pre správu objektu, telefónna ústredňa, knižnica, reštaurácia alebo bufet, konferenčná sála. Tieto priestory sa väčšinou riadia a obsluhujú centrálne
  • Nevyužitý priestor: je percento plochy, ktorá zostane nevyužitá. V objektoch pravidelného tvaru je bežné uvažovať s nevyužitým priestorom asi 5 %. Nevyužité priestory sú dané predovšetkým:
    • konštrukciou objektu, jeho konfiguráciou,
    • necelistvosťou oddelení subjektu.

Pracoviská pre pracovníkov môžu byť tvorené rôznymi priestormi:

  • diskrétne priestory (Private Spaces) – sú priestory, uzavreté zo všetkých strán, s prístupom cez jedny alebo viac dverí, ktoré poskytujú dostatok súkromia na nerušenú prácu zamestnanca, konverzáciu a bezpečnosť materiálov.
  • sčasti otvorené priestory (Semi-private Spaces) – sú priestory uzavreté z dvoch, alebo troch strán. Na odčlenenie priestoru sa môže sa použiť systém posuvnej (resp. ľahko odnímateľnej) steny. Panely vytvárajú bunkový charakter priestoru s určitým stupňom vizuálneho a komunikačného súkromia.
  • otvorené priestory (Open Spaces) – sú priestory, bez akéhokoľvek uzavretia stenami. Ich priestor býva ohraničený obyčajne rastlinami a nábytkom.

Priestorové plánovanie

Úlohou priestorového plánovania je organizácia priestoru v stavebnom objekte, ktorá umožní:

  • umiestnenie jednotlivých pracovísk v objekte,
  • komunikáciu medzi nimi,
  • ich vzájomnú koordináciu,
  • vytvorenie pracovnej pohody pre zamestnancov

tak, aby boli vytvorené podmienky pre efektívne fungovanie organizácie ako celku, ale i optimálne pracovné podmienky pre pracovníkov. Výsledným efektom kvalitného fungovania organizácie je zvýšenie konkurencieschopnosti a následne aj jeho zisku.

Plánovanie priestoru má danú postupnosť:

  • analýza potrieb pracovníkov na základe pohovoru s manažmentom podniku,
  • zmapovanie jestvujúcej organizačnej štruktúry a vzájomných funkčných vzťahov,
  • zakreslenie aktuálneho stavu umiestnenia jednotlivých oddelení organizácie do projektovej dokumentácie vizuálna prehliadka aktuálneho využitia priestorov,
  • analýza využitia priestorov,
  • identifikovanie kľúčových faktorov na zmenu priestorového usporiadania podniku,
  • porovnanie existujúcich a porovnateľných priestorových štandardov,
  • priestorový rozpočet – štandardizácia pracoviska,
  • návrh systému funkčných vzťahov,
  • skladba priestoru,
  • vypracovanie návrhu a projektu nového priestorového usporiadania podniku plus doplnkové služby, ktorých sa priestorové plánovanie nevyhnutne dotýka,
  • vypracovanie harmonogramu presunu pracovníkov a nábytku,
  • realizácia nového priestorového usporiadania,
  • kontrola a vyhodnotenie nového priestorového usporiadania organizácie.

Požiadavky na priestor a iné dôležité kritériá pre fungovanie podniku získava facility manažér pri konzultácii a pohovoroch s riadiacimi pracovníkmi, technikmi a zamestnancami. Facility manažér na základe získaných informácií si vytvorí prehľad o práci v rámci oddelení každého segmentu podniku, o vzájomných väzbách a potrebách medzi jednotlivými zložkami v rámci organizačnej štruktúry.

Pri priestorovom plánovaní sa kladie dôraz na flexibilitu prostredia, ktorá je nevyhnutnou požiadavkou moderného podniku s rýchlym tempom vývoja a meniacimi sa požiadavkami na priestor.

Priestorové plánovanie umiestnenia organizácie v stavebnom objekte – situovanie jednotlivých miestností v nadväznosti na organizačnú štruktúru je podmienené faktormi:

  • požiadavky podniku na priestor,
  • normy, štandardy,
  • potreby pracovníka,
  • strategické plány podniku,
  • výška investície, potrebná na realizáciu zmien,
  • zmeny v dôsledku technického pokroku.

Požiadavky organizácie na priestor

Sú to požiadavky organizácie na priestor, ktorý sa nachádza v stavebnom objekte. Prioritnú úlohu pri definovaní týchto požiadaviek má organizačná štruktúra podniku, vzájomné prepojenie jednotlivých organizačných zložiek a pracovné vzťahy.

Organizačná štruktúra definuje hierarchiu v organizácii, vzťahy medzi jednotlivými subsystémami organizácie. Je v nej zachytené štruktúra subsystémov podniku, riešenie informačných tokov, formálnych vzťahov zamestnancov v podniku, ich kompetencií.

Úlohou priestorového plánovania je navrhnúť optimálne typy priestorov pre fungovanie podniku a ich vzájomné väzby [3].

Priestorové štandardy

Vyhotovenie priestorového rozpočtu je kľúčovým bodom priestorového plánovania. Pre jeho vytvorenie je poznanie priestorových štandardov určujúce. Dôležitým faktorom pri plánovaní priestoru je poznanie priestorových štandardov, ktoré určujú počet m2 na osobu. Súčasne je potrebné poznať nábytkové štandardy, vzdialenosť k pomocnému vybaveniu (kopírovacie zariadenie, sekretariát, recepcia atď.), ako i bezpečnostné a hygienické predpisy a normy.

Sú dva typy priestorových štandardov:

  1. existujú štandardy, ktoré určia počet m2 na osobu vzhľadom na potreby a pracovnú náplň,
  2. štandardy na priestor si vytvára podnik.

Pre efektívne využitie priestoru je vhodné použiť poznatky o priestore vlastnej organizácie a vytvoriť štandardy pre konkrétnu organizáciu. Tieto štandardy pomáhajú plánovať uzavreté a otvorené plochy a priestory pre tradičné pracovné aktivity. Zahŕňajú všetky hlavné a pomocné priestory a plochy.

Štandardy, vytvorené organizáciou, nie sú nemenné. Pri plánovaní priestoru môžu vzniknúť presné pravidlá a normy na lepší management priestoru, ktoré zohľadnia aj meniace sa požiadavky organizácie na priestor.

Priestorový rozpočet

Základ vytvorenia priestorového rozpočtu spočíva v zozbieraní a vyhodnotení informácií o aktuálnom využití a potrebách subjektu. Na základe požiadaviek subjektu na priestor a použitím štandardov sa vytvorí priestorový rozpočet (v m2).

Celkový priestor, potrebný pre pracovníkov možno stanoviť [3]:

CVP = (PPP × PPO) + POČ
 

kde

CVP
= celkový využiteľný priestor [m2],
PPP
= plánovaný počet pracovníkov v priestore,
PPO
= priemerná plocha na jedného pracovníka,
POČ
= priestor pre ostatné činnosti.
 

Priestorový rozpočet je podkladom na plánovanie priestorového rozloženia organizácie v stavebnom objekte.

Prvým krokom je určenie vertikálneho usporiadania v zmysle organizačnej štruktúry tak, aby boli vytvorené efektívne funkčné vzťahy. Ďalším krokom je usporiadanie nábytku v navrhovaných priestoroch. Vytvoria sa konečné pôdorysné schémy a plány. Detailné nákresy obsahujú všetky potrebné informácie pre potreby umiestnenia zamestnancov, nábytku a pomáhajú pri premiestňovaní, resp. pri sťahovaní. Tvoria sa v CAD systémoch a podobných softvéroch, archivujú sa, neskôr pomáhajú facility manažérom pri orientácii, súpisoch zamestnancov, nábytku a vybavení, atď.

Výsledkom efektívneho priestorového plánovania sú:

  • funkčné, efektívne, produktívne a flexibilné pracovné priestory,
  • optimálne užívanie využiteľných priestorov organizácie pre pracovníkov a pracovné potreby,
  • efektívny priebeh práce a komunikácia v organizácii,
  • uvedenie do súladu potrieb pracovníkov s cieľmi podniku a cieľmi pracovníkov.

Záver

Dôležitým faktorom pri plánovaní priestoru je smerovanie organizácie v budúcnosti v nadväznosti na využitie jestvujúcich priestorov a požiadaviek na nové priestory pri plánovanom raste organizácie, resp. pri plánovanom znížení počtu pracovníkov.

Dobré priestorové plánovanie a projektovanie poskytuje možnosť riadenia priestorových a funkčných zmien organizácie tak, aby bola zachovaná kontinuita jeho hlavnej činnosti a dosiahnuté jeho plánované ciele.

Facility manažér, ktorého úlohou je vytvoriť optimálne priestorové usporiadanie organizácie pri týchto zmenách, sa takto stáva účastníkom pri stanovovaní strategických aspektov organizácie.

Literatúra

  1. SOMOROVÁ, V.: Inteligentné administratívne budovy a facility management. Eurostav, roč. 16, č. 3. s. 30–31. ISSN 1335-1249.
  2. VYSKOČIL, V., ŠTRUP, O.: Podpůrné procesy a snižování režijních nákladu (Facility management). PROFESSIONAL PUBLISHING 2003. ISBN 80-86419-45-2)
  3. UHRIN, D.: Priestorový manažment ako súčasť facility managmentu. Študentská vedecká konferencia, Stavebná fakulta, 2006
 
Komentář recenzenta
prof. Ing. Zuzana Vranayová, PhD., Stavebná fakulta TUKE, Košice
Funkcie jednotlivých pracovísk, vzájomná nadväznosť a prepojenosť v rámci organizačnej štruktúry má pre organizáciu strategický význam a je významnou zložkou jej efektívneho fungovania. Preto je v súčasnosti pri stanovovaní strategických aspektov organizácie nevyhnutný facility manažér, ktorého úlohou (okrem iných) je vytvoriť optimálne priestorové usporiadanie organizácie.
English Synopsis
Facility management in spatial planning organization

Effectiveness in a broad sense expresses the degree to which the intended purpose (effect) was achieved. The purpose of efficiency - effect - is to create higher value-added workers at a higher quality working environment in the organization.

 

Hodnotit:  

Datum: 9.5.2016
Autor: doc. Ing. Viera Somorová, PhD., Katedra technológie stavieb Stavebná fakulta STU BA   všechny články autora
Recenzent: prof. Ing. Zuzana Vranayová, PhD., Stavebná fakulta TUKE, Košice



Sdílet:  ikona Facebook  ikona Twitter  ikona Google+  ikona Linkuj.cz  ikona Vybrali.sme.skTisk Poslat e-mailem Hledat v článcíchDiskuse (žádný příspěvek, přidat nový)


Témata 2018

technická podpora výrobců

Normy

Knihovna FM

Odborné semináře TZB-info

Odborné semináře - Správa a provoz nemovitostí, FM v praxi
Správa budov, úspory energií a správa technického zařízení od předních odborníků. Témata přizpůsobíme vašim potřebám. Školení vícedenní i na 1 den na vybrané téma. Máte dotazy nebo zájem o školení?
Přečtěte si reakce účastníků 5 denních seminářů 3+ 2 dny s certifikátem:
Podzim 2013: Praha 6 Petřiny
Únor 2014: Hotel Golf, Praha
Podzim 2014: Aquapalace Hotel Prague
Podzim 2015: Aquapalace Hotel Prague
Podzim 2016: Aquapalace Hotel Prague
Březen 2017: Aquapalace Hotel Prague
Říjen 2017: Aquapalace Hotel Prague


účastníci semináře FM

Spolupráce

Česká pobočka mezinárodní asociace Facility managementu (IFMA CZ) www.ifma.cz

Odborný garant

Petra Gütterová
 
 

Aktuální články na ESTAV.czStát letos rekordně podpoří stavbu cyklostezek, přibude 50,1 kmFOR ARCH 2018 upozorní nejen na novinky v legislativě, ale i na časté chyby ve stavebnictvíStavební připravenost pro venkovní a vnitřní stínění domů i bytůSenát schválil úpravy vzniku společenstev vlastníků bytů