Firmy podceňují hledání sídla, najít kancelář trvá až rok

1. Začněte včas, ideálně s dostatečným předstihem. Proces výběru vhodných kanceláří a jejich přípravy se liší podle velikosti firmy. Pokud vám končí současná nájemní smlouva za rok až rok a půl, je to ten pravý čas pro hledání nových prostor. Najít kanceláře o stovce metrů čtverečních může trvat rok, větší kanceláře ještě déle.

2. Lokalita je otázkou prestiže. Centrum města nebo jeho periferie? Myslete především na prestiž vaší společnosti, pokud potřebujete být opravdu hodně vidět, volte prestižní adresy. Srovnávejte také lokalitu kancelářských prostor se svými konkurenty a zjišťujte i zájmy svých zaměstnanců. Položte si otázku – přijedou naši klienti za námi i na hůře dostupnou adresu? Odradí jejich rozhodnutí fakt, že nebudeme v centru? Kolik zaměstnanců nás opustí díky změně lokality?

3. Důležitá je dostupnost a služby. Důležitá, ne-li přímo klíčová je dostupnost MHD, vlakového nádraží či letiště. Dostatek parkovacích míst nejen pro auta, ale třeba také pro kola – patří mezi priority, které by firma měla vzít v potaz. A u MHD a parkování to nekončí. Je v blízkosti kanceláří školka, škola, pošta, možnost nakupování? Nachází se zde čistírna? Kolik kaváren je v docházkové vzdálenosti? Čím více služeb v dosahu, tím lépe.

4. Možnost volby pro zaměstnance. Nabídněte svým zaměstnancům možnost volby. Dostupnost kvalitního stravování s možností výběru patří k důležitým faktorům spokojenosti zaměstnanců. Zvažte dle jejich počtu i otázku firemní kantýny.

5. Pamatujte na růst firmy do budoucna. Zvažte potenciální růst firmy a potřeby dalších prostor už před pronájmem kanceláří. Pronájem kanceláří obvykle plánujete pro delší časový horizont. Vybírejte takové prostory, které vám do budoucna expanzi umožní, obvykle je totiž vhodnější expanze již stávajících prostor.

6. Volte zajímavé pracovní prostředí – atraktivita místa pro zaměstnance je velmi důležitá. Jeden ze způsobů, jak si udržet stávající a nalákat kvalitní nové zaměstnance je nabídnout jim zajímavé pracovní prostředí. Svou roli hrají nové koncepty, zahrnující kvalitu ovzduší, design, rozvržení prostor, odpočinkové a relax zóny, interní kavárnu či společnou jídelnu.

7. Peníze na prvním místě. Od počátku musí být jasný váš budget, tedy celkové náklady, se kterými musíte při pronájmu kanceláří počítat. Nezapomeňte, že celkové náklady nezahrnují jen nájemné a servisní poplatky, ale musíte počítat také s náklady na vybavení, nábytek, IT, stěhování a další.
„Náklady se liší případ od případu, ale obecně můžeme říci, že díky know-how a znalosti trhu umíme klientovi ušetřit až cca 15% nákladů,“ říká Katarina Wojtusiak, Head of Office Agency společnosti CBRE.

8. Najměte si odborníka. Zvolíte-li specialistu, který se v dané oblasti pohybuje a velmi dobře zná všechny specifika trhu, ušetříte náklady i čas, který můžete věnovat své práci.

9. Transparentní náklady na provoz budovy. Vybírejte kanceláře s transparentními náklady. Zajímejte se o to, jak pronajímatel provozuje danou budovu. A vyberte takové místo, kde pronajímatel provozuje budovu s nejlepší péčí za náklady, které jsou tržní.

10. Kancelář nebo další prostory (sklady, showroom)? Potřebujete či v budoucnu budete potřebovat i skladovací prostory či reprezentativní showroom? V tom případě zvažte takové lokality a projekty, které už s podobným rozvržením potřeb dopředu počítají.