Bezpečnostní audit bez stresu
Úspěšné zvládnutí bezpečnostního auditu předpokládá nejen detailní znalost interních procesů, ale i aktivní zapojení odpovědných zaměstnanců. Článek nabízí přehled konkrétních kroků, jak postupovat při přípravě, aby nedocházelo k opomenutí klíčových oblastí a audit proběhl bez zbytečných komplikací.
V rámci auditu následuje i pochůzka po pracovišti – z takovéto zastavěné uličky by auditor radost neměl
Každá firma během roku absolvuje několik auditů, což je přezkoumání a zhodnocení fungování systémů společnosti (např. dokumentace, pracovišť, procesů) nezávislou osobou. Cílem auditu je ověřit, zda systémy a dokumentace poskytují spolehlivé informace o skutečném stavu. Audity mohou být časově náročné a rozsáhlé, přičemž kontrola se často zaměřuje jen na výběr vzorků. Výsledek tak nemusí vždy zcela odpovídat realitě.
Druhy auditů
Audity mohou být interní (prováděné vlastními zaměstnanci) nebo externí (prováděné externí firmou) a zaměřují se na různé oblasti, jako jsou:
- finanční audity,
- audity kvality,
- audity bezpečnosti informací,
- certifikační audity,
- environmentální audity,
- bezpečnostní audity (např. v oblasti BOZP).
Jak se připravit na audit
- Znát procesy
Mějte přehled o procesech ve firmě. Některé jsou dané legislativou (např. evidence pracovních úrazů), jiné si stanovuje firma sama (např. interní postupy při vzniku pracovního úrazu). - Začít včas
Neponechávejte přípravy na poslední chvíli. Pravidelně aktualizujte dokumentaci, doplňujte potřebná data a připravujte podklady od kolegů. - Sestavte tým
U rozsáhlejších auditů je vhodné vytvořit tým. Zvolte klíčové osoby, které budou audit podporovat, a pravidelně je informujte a školte. - Připravte harmonogram
Sepište si úkoly, které je třeba do auditu zvládnout. U auditů BOZP se často řeší témata jako:- školení zaměstnanců,
- lékařské prohlídky,
- lékárničky,
- kategorizace prací,
- rizika,
- osobní ochranné pracovní prostředky,
- pracovní úrazy a přestávky.
- Požádejte o plán auditu
Vyžádejte si plán od auditorů, projděte si jednotlivé body a připravte odpovídající podklady. - Odstraňte neshody z předchozích auditů
Zkontrolujte, zda byly závady a neshody z minulých auditů skutečně odstraněny. Pokud ne, stanovte opatření, termíny a důvody zpoždění. - Aktualizujte důležité dokumenty
Ujistěte se, že Politika, kontext, analýza rizik a další relevantní dokumenty jsou aktuální. - Vytvořte přehledovou zprávu
Připravte zprávu o přezkoumání systému (např. Management Review). Aktualizujte data, zahrňte grafy, meziroční srovnání a další vizualizace. V oblasti BOZP se zaměřte např. na:- počet pracovních úrazů,
- zlepšené ergonomické podmínky,
- počet skoronehod.
- Stanovte cíle
Definujte cíle, kterých chce firma dosáhnout. V BOZP se často jedná o snížení počtu pracovních úrazů nebo nemocnosti. - Proveďte vlastní audit
Je dobré provést předběžný audit, při kterém ověříte, že celý systém odpovídá požadavkům. Pokud provádíte pravidelné kontroly, máte výhodu. - Zajistěte úklid a občerstvení
Uklizené pracoviště a menší občerstvení zlepšují dojem a atmosféru auditu. Nezapomeňte, že první dojem hraje klíčovou roli. - Informujte vedení
Management by měl být informován předem. Na začátku auditu by mělo vedení představit firmu a cíle, na konci by pak mělo být přítomno při prezentaci výsledků auditu. - Zablokujte kalendář a zasedací místnost
Během auditu si neplánujte žádné schůzky a zajistěte, aby byla zasedací místnost připravena pro auditory. - Vytvořte příjemnou atmosféru
Buďte pohostinní, vstřícní a udržujte pozitivní přístup.
Závěr
Každý audit je unikátní, ale základní pravidla přípravy jsou vždy stejná. Pokud průběžně plníte své povinnosti a udržujete systémy aktuální, budete na audit připraveni.