Zefektivnění vybraných podpůrných procesů Vězeňské služby ČR

Ministerstvo spravedlnosti ČR ve spolupráci s Vězeňskou službou ČR ( dále VS ČR) dokončuje realizaci projektu „Zefektivnění vybraných podpůrných procesů Vězeňské služby České republiky“ – Digitalizace a pasportizace objektů VS ČR, který je financován z Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a ze státního rozpočtu České republiky.

Cílem projektu je zefektivnění podpůrných procesů Vězeňské služby ČR. Tohoto cíle bude dosaženo díky implementaci procesního řízení a SW podpory na vybrané procesy. Realizace digitalizace a pasportizace objektů VS ČR byla nezbytným předpokladem pro naplnění tohoto cíle.

Projekt byl rozdělen do několika etap, které se dařilo realizovat jak věcně tak v čase. Prioritním úkolem bylo stanovit principy a postupy součinnosti dodavatele a odběratele tak, aby v relativně krátkém časovém období tj. do 30. 11. 2012 mohlo být uskutečněno shromáždění, kontrola a předání pasportizačních dat, stavební dokumentace v digitální podobě za všechny objekty Vězeňské služby České republiky. Za tím účelem byl vytvořen dokument „Metodický návod k provedení zaměření objektů Vězeňské služby České republiky“, který standardizoval pracovní postupy jak pro pracovníky dodavatele tak pracovníky odběratele. Principy stanovené metodikou byly ověřeny nejprve na pilotní organizační jednotce - Všehrdy (dále OJ). Po akceptaci dat za OJ Všehrdy se plošně uskutečnil sběr dat za všechny objekty a areály VSČR.

Od července 2012 do září 2012 se sběr dat uskutečnil v 41 organizačních jednotkách, za 971 objektů v 85 areálech, bylo pasportizováno 44 671 místností, digitalizováno 2215 výkresů v CAD standardu dle metodiky. Např. pro pasport budov bylo nutné zjistit 84 typů informací. Sběr dat dodavatelem, následná kontrola dat a akceptace pracovníky VS ČR kladlo vysoké nároky na obě strany především z časových důvodů a možností zajištění přístupů do objektů, kontrola zpracovaných dat musela být uskutečněna maximálně do 14 kalendářních dnů po předání dodavatelem z důvodu dodržení časového harmonogramu dle smlouvy.

Pro potřeby využívání správy stavební dokumentace a evidenci vytvořeného pasportu objektů byl dodán a implementován softwarový nástroj CAFM FaMa+, který umožnil vytvoření centrálního digitálního archivu pro evidenci pasportu objektů VSČR a správu digitální stavební dokumentace této organizace.

Očekávané přínosy centralizace dat jsou následující:

• Evidence relevantních dat na jediném místě
• Informace a přehled o všech budovách a místnostech
• Úspora nákladů na správu a přepracování dokumentace
• Možnost vyhodnocování procesů, hospodárnosti, efektivity a odhalování úzkých míst a prostoru pro zlepšení
• Sjednocení struktury dokumentace
• Snadná dostupnost dat a technické dokumentace
• Bezpečnější uchování uložených dat, řízený přístup k datům dle kompetencí
• Zabránění nechtěným ztrátám informací
• Úspora skladovacích prostor dokumentů

Centrální uložení dokumentace skutečného provedení staveb a evidence informací o nemovitostech vytváří předpoklady pro evidenci návazných podpůrných procesů ve Vězeňské službě ČR.