Řešení integrace služeb na Masarykově univerzitě

Datum: 2.1.2017  |  Autor: Ing. Tomáš Říha, Masarykova univerzita, Brno  |  Recenzent: Ing. Aleš Pék, Univerzita Pardubice

V příspěvku jsou uvedeny praktické příklady integrace služeb, které byly realizovány v letech 2011 až 2016 na Masarykově univerzitě. Jedná se pouze o pár vybraných agend z celkového portfolia agend řízených Provozním odborem rektorátu Masarykovy univerzity.

1. Úvod

Masarykova univerzita (MU) je druhým největším zaměstnavatelem na Jižní Moravě i druhou největší univerzitou v ČR a vzhledem ke své velikosti, hospodářské samostatnosti fakult i jiných ostatních hospodářských středisek zde v minulosti řešení integrovaných služeb nebylo řešeno. První impuls a zadání řešení FM vzešlo jako požadavek vedení univerzity na konci roku 2011. Začal tak náročný proces přípravy a realizace vybraných služeb vhodných k integraci a zejména také „schvalovací proces“ navržených služeb tak aby je bylo možné nasadit napříč celou univerzitou.

1.1 Základní informace o Masarykově univerzitě
  • Masarykova univerzita má 25 hospodářských středisek, z toho 9 fakult
  • MU má cca 4 500 zaměstnanců a cca 38 000 studentů
  • Správa budov (provoz) je na MU prakticky decentralizována vyjma vybraných služeb zajišťovaných centrálně z pozice Provozního odboru RMU (zejména služby), a Oddělení Facility managementu Správy univerzitního kampusu Bohunice (zejména pasporty a BMS)
  • Na MU je 13 oddělení správ budov, které mají na starost přímou správu svěřených budov

MU vlastní přibližně 140 objektů (z toho cca 100 budov) o celkové hodnotě cca 11 mld. Kč

1.2 Řešení Facility managementu (provozních služeb) na MU

V roce 2011 proběhlo spolu se znovuzaložením Provozního odboru na rektorátě Masarykovy univerzity zadání ze strany vedení Masarykovy univerzity posoudit vhodné agendy služeb k integraci napříč celou MU s cílem:

  • Sjednotit podmínky jednotlivých vhodných (vybraných) služeb pro celou MU
  • Mít jednoho partnera (kontaktní osobu, společnost) za jednotlivé služby pro celou MU
  • Dosáhnout rozumné finanční úspory při zachování nebo zvýšení stávajících standardů služeb

Byly vybrány vhodné služby k integraci a postupně byla započata příprava pro vyhotovení podkladů k výběrovému řízení na dodavatele služeb, což znamenalo u každé agendy projít desítky smluv a zjistit rozsah služeb, jejich finanční plnění a další podklady potřebné k VZ.

Nastala ale situace, že každá fakulta měla jiné požadavky, potřeby, používala jiný rozsah služeb atd...

Bylo tedy nutné najít takovou cestu, aby řešení integrace služeb bylo akceptovatelné pro všechna hospodářská střediska MU a zároveň to bylo smysluplné.

U převážné části řešených služeb byl tedy zvolen systém rámcové smlouvy, kdy z úrovně rektorátu Masarykovy univerzity se vysoutěží celý rozsah služeb používaných všemi středisky MU a pak si každá fakulta či jiné hospodářské středisko vybere a objedná pouze část služeb, které potřebuje.

Je tedy zachována samostatnost fakult při výběru služeb, nicméně využívají jasně daných podmínek sjednocených pro celou univerzitu.

Tento princip je akceptovatelný, a v mnoha případech v akademickém prostředí jediný možný, jak ze strany jednotlivých fakult, tak ze strany koncepčního řešení i dodržování zákonu o veřejných zakázkách.

2. Realizovaná integrace služeb na Masarykově univerzitě v období 2011–2016

Zde jsou uvedeny vybrané služby které se ve výše uvedeném období podařilo realizovat včetně základních údajů z přípravy a procesu výběrového řízení.

2.1 Služby odpadového hospodářství

Do roku 2012 měla MU uzavřeno 18 smluv na služby odpadového hospodářství s 8 různými společnostmi. V dubnu 2012 proběhlo první výběrové řízení na dodavatele služeb odpadového hospodářství pro celou MU. Příprava veřejné zakázky trvala cca 5 měsíců.

Nastavení zakázky

  • dle podkladů za předchozí dva roky byl vytvořen přehled četnosti, objemu a druhu likvidovaného odpadu a byl vytvořen modelový příklad pro zadání VZ a hodnocení cenových nabídek
  • byla nastavena matice velikosti nádob a četnosti svozu (např.: nádoba 120 l, četnost svozu 1× týdně…) pro všechny používané velikosti nádoba a četnosti svozu
  • Byl zvolen systém rámcové smlouvy, tak aby si každá fakulta, dle vysoutěžené tabulky zvolí počty nádob a četnost svozu a v průběhu trvání smlouvy si může rozsah služby libovolně upravovat
  • Fakturace byla nastavena samostatně na každou fakultu
  • Rektorát nastavil a vysoutěžil „rámec“ a pak si již každá fakulta v intencích rámcové smlouvy řeší samostatně

Byly podány 4 nabídky

Finance: realizací vítězné nabídky byla dosažena úspora oproti původním smlouvám za celou MU:

  • komunální odpad cca 48 %
  • nebezpečný odpad cca 19 %

Přesoutěžení VZ po uplynutí rámcové smlouvy z roku 2012. V květnu 2016 jsme po uplynutí původní smlouvy byli nuceni dodavatele služeb odpadového hospodářství „přesoutěžit“.

Byla podána pouze 1 nabídka

Finance:
Ceny zůstaly, až na malé rozdíly, zachovány jako v původní smlouvě z roku 2012.
Výběrové řízení vyhrála stávající společnost.
Ideální řešení = zachování stávajících výhodných podmínek, zachování dodavatele (kontaktních osob), není nutné měnit nádoby na odpad (nádoby jsou v pronájmu…)

Tab. 1 Porovnání nákladů za odvoz odpadu před a po výběrovém řízení z roku 2012
Tab. 1 Porovnání nákladů za odvoz odpadu před a po výběrovém řízení z roku 2012
 
2.2 Telekomunikační služby – mobilní operátor

Do roku 2013 měla Masarykova univerzita rámcové smlouvy se všemi třemi velkými operátory za různých podmínek. V roce 2013 bylo zrealizováno první výběrové řízení na dodavatele služeb mobilního operátora pro celou MU za jednotných podmínek. Příprava VZ trvala cca 5 měsíců.

Jako forma výběrového řízení byla zvolena elektronická aukce = do aukce se přihlásili dva ze tří možných mobilních operátorů v ČR

Nastavení zakázky

  • Nově byl zvolen systém „bez tarifů“ – soutěžila se pouze reálně provolaná minuta s tarifikací 30+1 a „neomezený tarif“
  • Odpadá tedy pracná každoměsíční optimalizace a kontrola tarifů – nedočerpání limitu volných minut, SMS, přečerpání limitu s následným výrazně dražším voláním
  • Problematické nastavení zejména roamingových pásem a datových služeb – každý operátor má jiné podmínky

Finance: realizací vítězné nabídky byla dosažena úspora oproti původním smlouvám za celou MU:

  • Souhrn plnění původních smluv za celou MU byl před VZ cca 3 050 000,– Kč
  • Souhrn plnění dle nově vysoutěžené smlouvy za celou MU cca 670 000,– Kč

Po realizaci VZ jsme tedy cca na 22 % původního ročního finančního plnění...

Tab. 2 Vybrané položky cenové nabídky z roku 2013
Poplatek za SIM kartu/měsíc1 Kčkus
Hlasové a SMS služby v ČR
Odchozí volání – všechny mobilní sítě ČR0,25 Kčminuta
Odchozí volání – všechny pevné sítě ČR0,25 Kčminuta
Odchozí SMS0,3 Kčkus

V červnu 2015 jsme po 2 letech, po uplynutí stávající smlouvy, řešili nové výběrové řízení:

  • Tentokrát jsme zvolili klasický systém výběrového řízení (ustoupili jsme od elektronické aukce).
  • Změny oproti původnímu výběrovému řízení byly minimální:
  • Opět se soutěžila pouze reálně provolaná minuta s tarifikací pro hovory v ČR tentokráte 1+1 a v zahraničí 30+1 a neomezený tarif. Mírně se upravila roamingová pásma vzhledem k potřebám univerzity a zkušenostem z průběhu předchozí smlouvy.
  • Prodloužila se doba trvání smlouvy ze 2 let na 3 roky
  • Do výběrového řízení jsme šli s cílem alespoň zachovat současné ceny, nicméně i přes velmi nízké stávající byla vítězná nabídka opět nižší...

Nabídky: byly podány 2 nabídky

Finance: oproti předchozí smlouvě byly ceny u vítězné nabídky nastaveny ještě o cca10 % níže.

2.3 Telekomunikační služby – pevný operátor

Do roku 2014 měla Masarykova univerzita 3 smlouvy s pevnými operátory. V roce 2014 proběhlo první výběrové řízení na dodavatele služeb pevného operátora. Příprava podkladů k veřejné zakázce trvala cca 4 měsíce. Forma výběrového řízení byla zvolena standardní, bez elektronické aukce.

Finance: realizací vítězné nabídky byla dosažena úspora oproti původním smlouvám za celou MU:

  • Souhrn plnění původních smluv za celou MU byl cca 1 250 000,– Kč
  • Souhrn plnění dle nově vysoutěžené smlouvy za celou MU cca 410 000,– Kč

Po realizaci VZ jsme tedy cca na 33 % původního ročního finančního plnění...

Princip „tarifů“: Soutěžila se pouze reálně provolaná minuta s tarifikací 30+1.

Tab. 3 Vybrané položky cenové nabídky z roku 2014
Cena za minutu v Kč bez DPH
Pevná síť ČR0,10
Mobilní síť ČR0,35
2.4 Servis zdvihacích zařízení

Podklady k veřejné zakázce jsme začali připravovat v roce 2012, příprava trvala cca 6–7 měsíců. Do té doby bylo na MU mnoho servisních smluv, a v podstatě se smlouvy o servise a zákonných prohlídkách a zkouškách výtahů uzavíraly převážně s výrobci výtahů. Jako podklad k výběrovému řízení jsme nechali vyhotovit pasport zdvihacích zařízení MU.

Pasport = výrazné ulehčení zadání VZ všech zdvihacích zařízení na MU, celkem cca 140 zdvihacích zařízení z toho cca 100 osobních výtahů.

Nastavení rozsahu zakázky:

  • povinnosti provozovatele dle ČSN 27 4002 a ČSN 27 4007 (odborná zkouška, odborná prohlídka, provozní prohlídka, pravidelná preventivní údržba)
  • vyproštění osob
  • opravy (hodinová sazba, materiál do 500,– Kč zdarma v rámci platby za zkoušky a prohlídky…), při větších opravách můžeme poptat i jiné výrobce a případně zadat výhodnější nabídce
  • zařízení v záruce – POZOR! – co nejlépe ošetřit ve smlouvě a popsat režim výtahů v záruce, při soutěžení stavebních prací předem upozorňovat na servisní smlouvu!

Finance: realizací vítězné nabídky byla dosažena úspora oproti původním smlouvám za celou MU:

  • Souhrn plnění původních smluv za celou MU byl cca 2 500 000,– Kč
  • Souhrn plnění dle nově vysoutěžené smlouvy za celou MU cca 785 000,– Kč

Po realizaci VZ jsme tedy cca na 31 % původního ročního finančního plnění...

3. Závěr

Výše uvedené integrované služby jsou jen malým výsekem z komplexního řešení Facility managementu, nicméně v prostředí univerzity velikosti Masarykovy univerzity je to jedna z mála možností realizace alespoň některých částí FM, tzn. řešit výběr agend výběrným způsobem tak aby dávala smysl jejich integrace a zároveň aby integrace byla průchozí v rámci rozhodování uvnitř MU.

I přesto, že se jedná o pouze několik služeb, jedná se dobré koncepční řešení a v neposlední řadě v rámci Masarykovy univerzity o úsporu v řádu několika miliónu za rok (cca 10 mil. za rok).

Z výše uvedeného je také patrný trend, že u opakovaně soutěžených služeb je výrazně menší zájem dodavatelských firem účastnit se výběrových řízení (zřejmě administrativní náročnost, přísné smluvní podmínky, nízké ceny již integrovaných služeb veřejně přístupné na portálu veřejných zakázek na stránkách Masarykovy univerzity...).

 
Komentář recenzenta
Ing. Aleš Pék, Univerzita Pardubice
První impuls ze strany vedení MU na integraci služeb byl velmi prozíravý. Na druhou stranu naplnit tento požadavek na univerzitě, kde nejsou centralizované služby, bylo velmi obtížné a složité. Komplikovanou práci spojenou s provedením aktualizace stávajících smluv i rozsah služeb vybraných jednotlivých dodavatelů byla mravenčí práce, bez které by se situaci posunout vpřed nepodařilo. První krok, integrace vybraných facility služeb na MU se ukázal jako krok správným směrem. V tuto chvíli není podstatné hodnotit vybrané služby (ty svými úsporami určitě prokázaly svoji důležitost), ale vyzdvihnout cestu přes rámcové služby, kdy byl zahájen proces komplexního řešení integrace vybraných služeb. Začátek se jistě povedl, držme palce, ať tento první krok není poslední.
English Synopsis
Solution integration of services at the Masaryk University

The paper presents practical examples of integration of services that were implemented in the years 2011–2016 at Masaryk University. It is only a few selected agendas of the total portfolio managed by the Operating Department of the Rector's Office Masaryk University.

 

Hodnotit:  

Datum: 2.1.2017
Autor: Ing. Tomáš Říha, Masarykova univerzita, Brno
Recenzent: Ing. Aleš Pék, Univerzita Pardubice



Sdílet:  ikona Facebook  ikona Twitter  ikona Google+  ikona Linkuj.cz  ikona Vybrali.sme.skTisk Poslat e-mailem Hledat v článcíchDiskuse (žádný příspěvek, přidat nový)


Projekty 2017

Normy

Knihovna FM

Odborné semináře TZB-info

Odborné semináře - Správa a provoz nemovitostí, FM v praxi
Správa budov, úspory energií a správa technického zařízení od předních odborníků. Témata přizpůsobíme vašim potřebám. Školení vícedenní i na 1 den na vybrané téma. Máte dotazy nebo zájem o školení?
Přečtěte si reakce účastníků 5 denních seminářů 3+ 2 dny s certifikátem:
Podzim 2013: Praha 6 Petřiny
Únor 2014: Hotel Golf, Praha
Podzim 2014: Aquapalace Hotel Prague
Podzim 2015: Aquapalace Hotel Prague
Podzim 2016: Aquapalace Hotel Prague
Březen 2017: Aquapalace Hotel Prague


účastníci semináře FM

Spolupráce

Česká pobočka mezinárodní asociace Facility managementu (IFMA CZ) www.ifma.cz

Odborný garant

Petra Gütterová

Partneři - Facility management

logo ista
logo Mark2 Corporation
 
 

Aktuální články na ESTAV.czZačíná For Arch 2017 společně s ESTAV.cz a TZB-info! Co jsme pro vás nachystali?Požáry komínů loni napáchaly škody za 47 milionů korunSoutěžte o stavební materiál Weber v hodnotě 100 000 KčVyměňte staré plynové topidlo GAMAT za nové